Buat Data Usaha Baru Accurate Online

Persiapan Data Perusahaan

Selamat, Kamu sudah memiliki akun Accurate Online! Setelah berhasil membuat akun Accurate Online, Kamu sudah bisa login menggunakan Email atau No Handphone yang terdaftar dan masukkan Password. Klik Masuk dan laman utama Accurate Online langsung muncul di layar perangkat Kamu. Jangan lupa untuk aktifkan Fitur Keamanan 2FA untuk meningkatkan keamanan Data Usaha-mu.

Selanjutnya jika Kamu sudah melakukan pengisian Data Usaha sesuai dengan kebutuhan, maka Kamu akan diminta untuk melengkapi master data pada bagian Persiapan Data Perusahaan, diantaranya adalah Kas dan Bank, Barang dan Jasa, Daftar Pelanggan, Daftar Pemasok dan Daftar Aset.

Kamu bisa tonton video di bawah ini untuk melengkapi master data tersebut:

Kurang lengkap? Tenang, Kamu bisa mengikut step-by-step di bawah ini:

Mengisi Data Lengkap Perusahaan

1. Pertama-tama, silakan lengkapi detail informasi perusahaan Kamu. Dimulai dari mengisi nama perusahaan, kategori usaha, tanggal mulai data, dan metode biaya persediaan yang Kamu terapkan di perusahaan.

   Untuk Kategori usaha, silakan pilih salah satu daftar yang sudah disediakan oleh sistem.

Untuk kolom mata uang dasar, sistem akan secara otomatis mengisinya dengan mata uang Rupiah. Jika sudah, klik lanjutkan.

2. Selanjutnya pilih layanan pembukuan yang sesuai dengan bisnis Kamu agar nantinya sistem bisa menyesuaikan fitur yang memang Kamu butuhkan.

   Layanan pembukuan Accurate Online sangat cocok untuk Kamu yang memerlukan pencatatan akuntansi di semua divisi usaha mulai dari penjualan, pembelian, persediaan barang, aset tetap, produksi, hingga departmen dan proyek.

   Sedangkan layanan pembukuan Accurate POS, cocok untuk Kamu yang baru memulai pencatatan usaha, terutama penjualan dan stok persediaan. Ketika bisnis Kamu sudah mulai berkembang dan memerlukan pencatatan akuntasi yang lebih kompleks untuk semua divisi, Kamu dapat melakukan peningkatan menu dari Accurate POS ke Accurate Online.

   Jika sudah menentukan pembukuan, klik selanjutnya.

3. Terakhir, Kamu perlu menyiapkan akun perkiraan agar sistem bisa menampung nilai-nilai kas, pendapatan, persediaan, biaya, beban, dll. Tapi jika Kamu kurang memahaminya, sistem Accurate online bisa menyiapkannya langsung untuk Kamu secara otomatis.

4. Selamat, Data Usaha Kamu sudah berhasil dibuat.

Persiapan Data Perusahaan Kas & Bank

1. Disini kita bisa membuat dan mengisi saldo melalui klik Buat Data yang terdapat di kolom kas dan bank, atau kamu juga bisa melakukannya pada menu Buku Besar | Akun Perkiraan.

2. Jika Kamu klik Buat Data yang terdapat di kolom kas dan bank, maka sistem akan menampilkan pop up berikut:

Pada kolom ini terdapat dua jenis kas yakni ada Kas dan Bank. Kita bisa mengisinya sesuai dengan kebutuhan.

• Nama : Silakan isi dengan nama akun kas atau bank yang perusahaan Kamu miliki, misal Bank BCA, Petty Cash, dsb.
• Mata Uang : Kamu bisa mengisinya dengan multy currency atau mata uang yang digunakan untuk melakukan transaksi bisnis.
• Saldo per (tanggal): Silakan isi nominal saldo yang tersedia berdasarkan tanggal cut off/akhir bulan yang tertera pada Laporan Keuangan.

Kemudian Simpan, nantinya Kamu bisa melakukan penambahan sesuai dengan kebutuhan.

Persiapan Data Perusahaan Barang & Jasa

Silakan klik ‘Buat Data’ pada bagian Barang & Jasa dan nantinya sistem akan mengarahkan Kamu untuk mengisi formulir Data Baru yang mencakup detail data barang / jasa Kamu.

1. Pada tab umum, kamu bisa mengisi semua kolom yang dibutuhkan oleh sistem. Berikut ini informasi dari detail kolom tersebut:

• Nama Barang: Silakan isi informasi barang atau jasa yang kamu perjual belikan.
• Kategori Barang: Isi berdasarkan pengelempokkan kategori barang, misalnya kategori makanan, minuman, dsb, silahkan diisi sesuai dengan kebutuhan bisnis Kamu.
• Jenis Barang: Terdapat 4 pilihan jenis barang yaitu Persediaan (untuk barang yang diperhitungkan stok barangnya), Non Persediaan (untuk barang yang tidak diperhitungkan stok), Jasa (untuk nama jasa yang dilayani) dan Grup (untuk barang yang dijual dalam paket atau bundle).
• Kode Barang: Pada kolom ini, sistem menyediakan opsi untuk membuat kode barang secara otomatis dengan mengaktifkan (ON) pilihan yang ada. Tapi jika perusahaan mu memiliki kode sku yang berlaku sesuai dengan kebutuhan, kamu bisa menonaktifkan fitur ini.
• UPC/Barcode: diisi dengan kode barcode atas barang yang dijual.
• Satuan : diisi dengan nama satuan barang yang dijual, misalnya pcs, lusin, gram, kilogram, dll.
• Merk Barang: Bisa diisi dengan nama-nama merek atas barang yang dijual.
• Aktifkan No seri/Produksi : Bisa diaktifkan jika perusahaanmu membutuhkan pencatatan menggunakan nomor seri atau mencatat tanggal kadaluarsa per-barang.

2. Berikutnya pada tab Penjualan/Pembelian kamu perlu lengkapi Informasi Penjualan, Informasi Pembelian, dan PPN.

• Default Diskon: Isi kolom ini dengan persentase diskon yang akan berlaku. Jadi setiap kali kamu akan melakukan input transaksi, diskon akan muncul dan tercatat secara otomatis.

• Harga Jual: Silakan isi dengan default harga jual satuan barang sehingga input transaksi jadi lebih mudah. Kamu tidak perlu khawatir jika ada perubahan harga di kemudian hari, kamu bisa melakukan penyesuaian lewat menu Penjualan | Penyesuaian Harga/Diskon.

• Opsi Menerapkan Harga/Diskon Grosir: Aktifkan fitur ini untuk menerapkan multi harga/diskon bagi pembelian dalam jumlah yang besar agar lebih mudah tanpa perlu edit secara manual. Untuk mengaktifkannya, Anda bisa mengakses menu Penjualan | Penyesuaian Harga/Diskon.

• Opsi Substitusi: Aktifkan fitur ini jika kamu mau menyediakan pengganti barang yang tidak ada.

• Pemasok Utama: Isi dengan nama pemasok/supplier utama barang.

• Satuan Beli: Silakan isi dengan satuan beli sesuai dengan kebutuhan.

• Harga Beli: Kolom ini bisa kamu isi dengan default harga beli per barang. Dengan mengisi kolom ini, kamu akan mempercepat proses input transaksi. Jika ada perubahan harga beli, kamu bisa lakukan penyesuaian di transaksi atau melalui menu Harga Pemasok.

• Minimum Beli: Kolom ini bisa kamu isi jika ada minimal pembelian barang kepada pemasok.

• Batas Minimum Stok: Kamu bisa tetapkan batas minimum stok yang akan membantumu mengawasi jumlah stok. Saat stok sudah menipis, kamu akan mendapatkan pemberitahuan di dashboard.

• Ref. Kode Pajak: Silakan isi kolom ini dengan kode referensi dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk meng-upload e-faktur ke PJAP atau meng-import-nya ke website CTAS

• PPN: kamu bisa mengisi jumlah pajak yang berlaku saat transaksi pembelian atau penjualan yang sifatnya melekat pada barang/jasa. Di kolom dasar Pengenaan Pajak, masukkan persentase nilai yang akan dikenakan PPN, umumnya sebesar 100% atau sama dengan nilai DPP dikali 11%.

3. Lanjut ke tab Stok. Masukkan Stok Awal dengan cara klik ikon tambah.

   Kemudian isi berdasarkan lokasi gudang tempat barang tersedia, isi tanggal persediaan berdasarkan tanggal cut off, lalu isi kolom kuantitas dengan saldo awal atau persediaan barang per cut off beserta satuan yang digunakan.

   Di kolom biaya satuan masukkan harga modal atau harga beli atas perolehan barang/produk tersebut.

   Setelah itu di kolom total biaya masukkan nilai yang berasal dari kuantitas dikali dengan harga beli/modal. Jika sudah, klik Simpan.

4. Berikutnya di tab Akun, Kamu perlu lengkapi pemetaan akun perkiraan untuk mencatat berbagai jenis transaksi barang terkait. Apa saja isinya?

• Persediaan: Kolom untuk mencatat nilai persediaan saat terjadi transaksi, baik pembelian/penjualan barang.
• Penjualan: Kolom untuk mencatat nilai barang yang terjual.
• Retur Penjualan: Kolom untuk mencatat nilai retur penjualan saat terjadi transaksi retur penjualan barang.
• Diskon Penjualan: Kolom untuk mencatat nilai diskon yang berlaku saat transaksi penjualan barang.
• Barang Terkirim: Kolom untuk mencatat nilai barang terkirim saat terjadi transaksi pengiriman pesanan sebelum menagih faktur penjualan barang terkait.
• Beban Pokok Penjualan: Kolom untuk mencatat nilai harga pokok barang saat transaksi penjualan barang.
• Retur Pembelian: Kolom untuk mencatat nilai retur pembelian saat terjadi transaksi retur pembelian barang.
• Pembelian Belum Tertagih: Kolom untuk mencatat nilai barang diterima saat terjadi transaksi penerimaan barang sebelum ditagih faktur pembelian barang terkait.

5. Selanjutnya ke tab Gambar, silakan unggah gambar untuk jadi keterangan gambar produk sekaligus ditampilkan pada desain cetakan.

Pada tab Lain-Lain, kamu bisa tambahkan deskripsi tentang barang dan detail dimensi serta berat barang tersebut.

Pelanggan

1. Untuk mulai membuat nama pelanggan beserta saldo awal piutang, silakan klik Buat Data atau melalui menu Penjualan | Pelanggan.

2. Pada bagian Umum, lengkapi informasi data umum seperti Nama, ID Pelanggan, Kategori, Nomor Telepon, Alamat, dan sebagainya.

3. Lanjut ke tab Kontak, di sini kamu melengkapi informasi data kontak. Pada tab ini kamu bisa menambahkan data kontak yang bisa dihubungi selain kontak utama.

4. Pada Tab Pengiriman, kamu dapat melengkapi informasi alamat pengiriman dan alamat lainnya selain alamat utama. Namun, jika alamat pengiriman sama dengan alamat penagihan, Kamu bisa centang pada kotak “Sama dengan alamat penagihan”.

5. Lalu pada tab Penjualan, kamu bisa lengkapi informasi data penjualan, seperti Kategori Harga, Kategori Diskon, Akun Piutang, Akun Uang Muka, dan lainnya.

   • Kolom Kategori Harga diisi jika kamu ingin memberikan harga khusus untuk pelanggan. Untuk pembuatan kategori harga, kamu bisa cek di menu Penjualan | Penyesuaian Harga/Diskon.

   • Kolom Kategori Diskon diisi jika kamu ingin memberikan diskon khusus untuk pelanggan. Untuk membuat kategori diskon, kamu bisa kembali ke menu Penjualan | Penyesuaian Harga/Diskon.

   • Kolom Syarat Pembayaran diisi jika kamu mau membuat syarat pembayaran pada transaksi penjualan ke pelanggan secara default, misalnya jatuh tempo 30 hari, 15 hari, dan lainnya.

   • Jika sudah mengisinya, silakan beri catatan dan kamu masih dapat menggantinya pada saat terdapat transaksi.

   • Kolom Default Penjual diisi jika kamu ingin mencatat nama salesman per pelanggan secara otomatis sehingga ketika kamu input transaksi penjualan, nama sales juga akan tercatat pada transaksi tersebut.

   • Kolom Default Diskon (%) diisi jika kamu mau memberikan diskon bawaan berupa persentase kepada pelanggan saat membuat transaksi penjualan.

   • Kolom Default Deskripsi diisi jika kamu mau memberikan informasi/deskripsi berupa catatan secara otomatis kepada pelanggan.

   • Kolom Konsinyasi bisa kamu centang apabila ingin menitipkan barang kepada pelanggan tersebut.

   • Kolom Akun Piutang dan Akun Uang Muka akan mencatat piutang dan uang muka secara default ke dalam bentuk jurnal jika sudah terjadi.

6. Berikutnya ke tab Pajak, silakan lengkapi informasi data pajak seperti NPWP, Jenis Dokumen, Alamat, dll. Data administrasi perpajakan pelanggan ini berguna untuk membuat faktur pajak/PPN Keluaran.

7. Pada tab Saldo Piutang, kamu bisa lengkapi informasi saldo awal piutang dengan cara klik ikon tambah.

8. Tab Lain-lain berfungsi untuk mengatur limit umur piutang setiap pelanggan. Untuk mengaturnya, silakan klik kotak informasi. Jika ada faktur berumur lebih dari, contohnya 120 hari, dan jika ada total piutang & pesanan melebihi, contohnya 50.000.000, maka Pembatas Piutang Pelanggan terbagi menjadi dua, yaitu Per Pelanggan dan juga Tergabung ke Pelanggan Induk.

   Jika kamu pilih opsi tergabung, limitasi piutang akan dihitung dengan menggabungkan nilai piutang pelanggan lainnya dalam satu grup induk dan membatasinya dengan melihat limit pelanggan induk.

   Lalu pada bagian Lain-lain, terdapat juga kolom Gudang Default yang berfungsi untuk mencatat nama gudang yang akan digunakan.

   Jadi ketika kamu membuat sebuah transaksi seperti penjualan, default gudang yang terpilih yang akan mengurangi stoknya.

   Jika semuanya sudah terisi, silakan simpan atau save data pelanggan Anda.

9. Untuk melihat list data pelanggan, silakan klik icon titik tiga di sisi kiri atas seperti gambar di bawah, dan nantinya sistem akan menampilkan list data pelanggan Anda. Di sana juga Anda bisa mem-filternya bersadarkan kategori diskon, kategori penjualan, mata uang, dan konsinyasi.

Pemasok

1. Untuk mulai membuat nama pemasok beserta saldo awal utang, silakan klik Buat Data atau melalui menu Pembelian | Pemasok.

2. Pada tab Umum, lengkapi informasi berupa Nama Pemasok, ID Pemasok, Kategori Pemasok, Alamat, dan lainnya. Di bagian Informasi Lainnya, ada kolom Tipe Pemasok yang bisa kamu tentukan sesuai dengan kebutuhan, apakah sebagai pemasok Perorangan, Perusahaan atau Pemerintah.

3. Selanjutnya tab Kontak. Klik button “+” untuk melengkapi informasi data kontak. Jika ada data kontak selain kontak utama yang bisa dihubungi, kamu bisa menambahkannya di sini.

4. Untuk tab Pembelian, Anda bisa mengisi beberapa informasi, yaitu:

• Kolom Syarat Pembayaran berfungsi untuk membuat syarat pembayaran transaksi Penjualan ke Pelanggan dan transaksi Pembelian ke Pemasok. Fitur ini hanya bisa digunakan pada modul Penjualan dan Pembelian saja sebagai penentu umur serta jatuh tempo utang dan piutang.

• Untuk Akun Utang dan Akun Uang Muka, Accurate Online secara default sudah mengatur Akun Utang dan Akun Uang Muka secara otomatis jika sudah terjadi transaksi untuk membentuk jurnal secara otomatis.

• Namun, jika kolom akun perkiraan ini tidak ingin terisi secara default, Kamu bisa menyesuaikannya di kolom pembelian.

• Lalu, silakan input informas No. Rekening pada kolom Rekening Bank agar ketika terjadi transaksi pembayaran pembelian bisa diinputkan nomor rekening pada form tersebut.

5. Lanjut ke tab Pajak. Beri tKamu centang pada kotak Default Faktur sudah termasuk pajak apabila ingin memasukan pajak ke dalam transaksi pembelian secara default.

• Setelah itu, lengkapi informasi perpajakan pada kolom-kolom yang tersedia.

• Dalam hal ini, Kamu harus mengisi kolom NPWP agar ketika terjadi transaksi pembelian yang mengenakan pajak PPh 23, transaksi tersebut tidak dikenakan dari tarif pajak Kamu.

• Kolom Tipe Transaksi akan membantu Anda dalam mengelompokkan jenis transaksi pajak bisnismu.

• Detail transaksi sangat berguna untuk mengklasifikasikan transaksi pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga pelaporan pajak kamu bisa menjadi lebih akurat dan sesuai dengan regulasi perpajakan.

6. Untuk tab Saldo Utang, tab ini berfungsi untuk melengkapi informasi saldo awal utang. Cara melengkapinya adalah dengan klik pada ikon “+”. Lalu, masukkan nominal saldo beserta tanggal saldo awalnya agar saldo utang sebelumnya bisa terlihat kepada pemasok tersebut.

7. Terakhir pada tab Lain-Lain, jika kamu ingin memberikan nomor faktur pada tagihan, silakan klik kotak yang tersedia.

Aset Tetap

1. Untuk membuat Kategori Aset, klik menu Aset Tetap lalu Kategori Aset.

2. Isi informasi umum dengan nama kategori aset sesuai kebutuhan. Jika sudah, klik ikon Simpan.

3. Untuk melihat daftar kategori aset, silakan klik icon titik tiga berwarna hijau yang berada di sisi kiri tab data baru.

4. Jika ingin menambahkan kategori aset baru, klik icon (+).

5. Selanjutnya, kembali ke menu Aset Tetap, pilih Aset Tetap dan lengkapi kolom yang tersedia.

• Bagian pertama adalah Informasi Umum. Data-data yang perlu kamu lengkapi seperti nama bisa berupa deskripsi atau nama Aset Tetap, kemudian tanggal beli dan tanggal pakai.
• Beri centang pada kotak informasi Aset Tidak Berwujud untuk jenis aset yang tidak berwujud seperti royalti atau hak cipta. Abaikan kotak tersebut jika aset kamu termasuk aset berwujud.
• Berikutnya tentukan Metode Penyusutan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Saat ini, metode yang dapat digunakan yaitu Tidak Terdepresiasi (NONDEPREFA), Metode Garis Lurus (STRAIGHT LINE), Metode Saldo Menurun (DOUBLE DECLINING), dan Metode Angka Tahun (SUM YEAR DIGIT).
• Lalu pada kolom Akun Aset, Akun Beban Penyusutan, dan Akun Akumulasi Penyusutan bersifat wajib diisi. Informasi ini berkaitan dengan pencatatan aset dan jurnal perhitungan penyusutan aset setiap periodenya.
• Kolom wajib diisi lainnya adalah Kuantitas dan Umur Aset.
• Kolom Nilai Sisa bisa diisi saat umur aset tersebut sudah habis untuk menKamukan bahwa aset itu masih memiliki nilai.

• Bagian kedua adalah Info Lainnya. Isi Kategori Aset sesuai kebutuhan, Lokasi Awal Aset, serta Catatan.

• Bagian terakhir adalah Akun Pengeluaran. Pada bagian ini, silakan cari dan pilih akun penampung Equitas Saldo Awal. Kamu bisa isi jumlah sesuai dengan nilai harga beli/harga perolehan. Jika sudah klik Simpan.

• Kemudian untuk menghitung penyusutan aset tetap dan menghitung selisih multi Currency di Accurate tidak perlu dihitung secara manual.

  Kamu cukup lakukan di menu Perusahan | Buku Besar, kemudian pilih bulan/periode dan tahun sesuai dengan kebutuhan.

  Lalu, jika Anda menggunakan Multi Currency silakan masukan nominal kurs yang berlaku.

Pengaturan Data Usaha

Setelah mengisi master data secara lengkap, pada pengaturan data usaha. Kamu bisa merubah dan menduplikasi data usaha, menambahkan pengguna data usaha, dan menonaktifkan data usaha. Kamu bisa mempelajarinya di artikel pengaturan database data usaha.