Nibras Ratna Fauziah, A.Md.A.K, CAP

Product Specialist Accurate

Cara Mencatat Kelebihan Pembayaran Pembelian dan Mengalokasikannya ke Faktur Pembelian Lainnya

Dalam proses pembayaran pembelian, tidak jarang terjadi kondisi di mana nilai pembayaran yang Kamu lakukan lebih besar dibandingkan nilai faktur pembelian. Kelebihan pembayaran seperti ini bisa saja tidak dikembalikan oleh pemasok dan ingin dimanfaatkan untuk mengurangi hutang pada faktur pembelian berikutnya. Jika tidak dicatat dengan benar, kondisi ini bisa menyebabkan saldo utang menjadi tidak akurat.

Untuk mengatasi hal tersebut, Accurate Online sudah menyediakan mekanisme pencatatan yang tepat agar kelebihan pembayaran pembelian tetap tercatat rapi dan dapat digunakan kembali sebagai pemotong nilai hutang di transaksi selanjutnya.

Ilustrasi kasus:

• Tanggal 15/01/2026 terdapat transaksi pembelian dengan nilai Faktur Pembelian (Hutang) sebesar Rp 2.250.000
• Pada tanggal yang sama dilakukan Pembayaran Pembelian sebesar Rp 2.500.000
• Terdapat kelebihan pembayaran sebesar Rp 250.000
• Nilai kelebihan pembayaran tersebut tidak dikembalikan, tetapi ingin digunakan untuk memotong nilai hutang pada faktur pembelian berikutnya.

Tahapan proses

Proses pencatatan kelebihan pembayaran pembelian terdiri dari 2 (dua) tahapan, yaitu:

1. Mencatat nilai kelebihan pembayaran pembelian
2. Menggunakan nilai kelebihan pembayaran sebagai pemotong Faktur Pembelian berikutnya

Cara mencatat kelebihan pembayaran pembelian tahap 1:

1. Mengakses fitur Pembayaran Pembelian

• Silakan masuk ke menu Pembelian dan klik Pembayaran Pembelian.

2. Melengkapi informasi pembayaran

• Lengkapi formulir Pembayaran Pembelian seperti biasa.
• Klik pada detail faktur yang akan dibayar hingga muncul pop up box.

• Pada pop up box tersebut, klik tab Informasi Diskon.

• Pada kolom Akun Diskon, pilih akun penampung kelebihan bayar.

• Lalu, isi nilai kelebihan bayar dengan nilai negatif, yaitu -Rp 250.000, lalu klik Lanjut.

Catatan:

• Pada ilustrasi ini, tipe akun penampung yang digunakan adalah Aset Lancar Lainnya. Silakan membuatnya dengan mengikuti tutorial ini.
• Jika akun penampung tidak muncul pada pilihan Akun Diskon, silakan atur terlebih dahulu dengan masuk ke menu Pengaturan pilih Preferensi klik Akun Perkiraan masuk ke sub menu Penjualan/Pembelian pilih tab Penerimaan/Pembayaran dan isi kolom Akun Diskon.

• Pada bagian Nilai Pembayaran, klik Hitung.
• Klik Simpan untuk menyelesaikan transaksi.

Dengan langkah ini, nilai kelebihan pembayaran pembelian telah tercatat dan tersimpan pada akun penampung.

Cara mencatat kelebihan pembayaran pembelian tahap 2:

Agar nilai kelebihan bayar bisa digunakan untuk memotong utang pada Faktur Pembelian berikutnya, Kamu perlu mencatatnya sebagai Uang Muka Pembelian.

1. Masuk ke fitur Uang Muka Pembelian

• Silakan mengakses menu Pembelian dan pilih Uang Muka Pembelian.

2. Menginput uang muka pembelian

• Buat Uang Muka Pembelian sebesar Rp 250.000.

• Isi nomor faktur dan simpan

• Buka kembali uang muka yang sudah Kamu Buat
• Klik Proses, lalu pilih Pembayaran.

3. Memproses pembayaran pembelian

• Pada formulir Pembayaran Pembelian, lengkapi data yang diperlukan, seperti:
  • Melengkapi kolom bank yang akan digunakan
  • Memilih faktur uang muka pembelian

• Klik detail Faktur Uang Muka Pembelian hingga muncul pop up box
• Masuk ke tab Informasi Diskon.
• Pilih akun penampung kelebihan bayar yang sama dengan tahap pertama.
• Isikan nilai diskon sebesar Rp 250.000, lalu klik Lanjut.

• Pada bagian Nilai Pembayaran, klik Hitung kemudian Simpan.

Cara menggunakan uang muka untuk mengurangi faktur pembelian:

Selanjutnya, saat Kamu membuat atau memproses Faktur Pembelian lainnya:

1. Mengakses fitur Faktur Pembelian

• Masuk ke menu Penjualan dan pilih Faktur Pembelian

2. Melengkapi informasi faktur

• Silakan lengkapi kolom pemasok, tanggal, dan pilih produk barang atau jasa.
• Lengkapi juga nomor faktur pembelian tersebut

3. Memilih uang muka pembelian

• Klik tab uang muka dan pilih Uang Muka Pembelian yang sudah Kamu buat.

• Saat dilakukan Pembayaran Pembelian, maka nilai utang akan otomatis berkurang sesuai dengan nilai uang muka yang digunakan.

Dengan demikian, kelebihan pembayaran pembelian telah berhasil dimanfaatkan untuk memotong nilai hutang pada faktur pembelian berikutnya.

Catatan:

• Pembuatan Uang Muka Pembelian atas kelebihan bayar dapat dilakukan:
  • Setiap kali terjadi kelebihan bayar, atau
  • Diakumulasikan terlebih dahulu hingga nominal tertentu, kemudian dibuatkan satu uang muka pembelian.
• Proses ini juga dapat digunakan lintas pemasok. Contohnya:
  • Kelebihan bayar terjadi pada Pemasok A
  • Nilai kelebihan tersebut ingin digunakan untuk memotong Faktur Pembelian Pemasok B
  • Pada tahap 1, catat kelebihan bayar atas Pemasok A
  • Pada tahap 2, buat Uang Muka Pembelian dengan nama Pemasok B

Dengan mekanisme di atas, Accurate Online siap membantu Kamu untuk mencatat kelebihan pembayaran pembelian secara rapi dan sistematis, serta memanfaatkannya kembali sebagai pemotong hutang pada transaksi pembelian berikutnya.

Proses tersebut akan memastikan saldo utang Kamu akan tetap akurat, laporan keuangan tetap seimbang, dan proses pencatatan transaksi sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Kamu.