Skip to main content

Fitur Klaim Pemasok: Fungsi, Manfaat, dan Cara Mengaktifkannya

Product Specialist

Dalam aktivitas pembelian barang, tidak semua proses berjalan sempurna. Terkadang barang yang diterima dari pemasok mengalami kerusakan, jumlahnya tidak sesuai pesanan, atau spesifikasinya berbeda dari yang disepakati.

Jika kondisi tersebut tidak dicatat dengan baik, maka dapat memengaruhi stok, nilai pembelian, hingga laporan keuangan perusahaan.

Untuk membantu pengelolaan klaim secara rapi dan terdokumentasi, Accurate Online sudah menyediakan fitur Klaim Pemasok.

Fitur ini memungkinkan Kamu untuk mencatat dan memantau setiap klaim atas barang bermasalah kepada pemasok secara sistematis.

Dengan pencatatan yang tepat, stok tetap akurat, histori pembelian tercatat lengkap, serta proses audit dan evaluasi pemasok menjadi lebih mudah dilakukan.

Apa itu fitur Klaim Pemasok?​

Fitur Klaim Pemasok merupakan bagian dari modul Pembelian di Accurate Online yang digunakan untuk mencatat klaim atas barang yang telah diterima dari pemasok namun mengalami kendala tertentu.

Melalui fitur ini, Kamu dapat:

  • Mencatat klaim atas barang yang diterima dari pemasok
  • Mengelola status dan detail barang yang diajukan klaim
  • Menyesuaikan stok ketika barang dikembalikan atau ditukar
  • Menyimpan bukti transaksi klaim secara lengkap dan dapat dilacak

Fitur ini sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan dengan volume pembelian tinggi atau memiliki banyak pemasok, sehingga pengelolaan barang rusak atau tidak sesuai dapat ditangani secara profesional.

Kapan fitur Klaim Pemasok digunakan?​

Fitur Klaim Pemasok digunakan dalam kondisi berikut:

  • Barang rusak atau cacat setelah diterima dari pemasok
  • Jumlah barang yang diterima tidak sesuai pesanan
  • Barang yang dikirim tidak sesuai spesifikasi
  • Pemasok salah mengirim jenis, ukuran, atau varian barang

Dalam satu transaksi klaim, Kamu dapat mencatat satu atau beberapa item sekaligus sesuai kebutuhan.

Bagian-bagian dalam Form Klaim Pemasok​

Berikut berbagai kolom penting yang terdapat pada formulir Klaim Pemasok:

klaim pemasok

  • Pemasok: Nama pemasok tempat klaim diajukan.
  • Tanggal Klaim: Tanggal dibuatnya transaksi klaim.
  • No Klaim: Nomor referensi klaim yang dapat diatur otomatis atau manual.
  • Nomor Penerimaan Barang / Faktur Pembelian: Sumber transaksi yang dijadikan dasar klaim.
  • Barang yang Diklaim: Daftar item yang diajukan klaim beserta jumlahnya.
  • Alasan Klaim: Penjelasan singkat mengenai penyebab klaim.
  • Biaya / Tindakan Lanjutan: Informasi tambahan seperti biaya kirim balik atau solusi penggantian barang.

Manfaat mencatat klaim pemasok:​

Dengan menggunakan fitur Klaim Pemasok secara tepat, Kamu akan memperoleh beberapa manfaat berikut:

1. Pencatatan klaim menjadi lebih terstruktur​

Setiap klaim tersimpan dalam sistem sehingga dapat ditelusuri kembali kapan saja saat dibutuhkan.

2. Stok persediaan tetap akurat​

Ketika barang diklaim dan dikembalikan, stok akan otomatis menyesuaikan sesuai kondisi sebenarnya.

3. Riwayat pembelian dan klaim terdokumentasi lengkap​

Kamu dapat melakukan evaluasi terhadap kualitas pemasok berdasarkan histori klaim yang tercatat.

4. Laporan klaim lebih rapi dan mudah dianalisa​

Data klaim dapat digunakan untuk kebutuhan audit, monitoring internal, atau analisa jumlah klaim per pemasok maupun periode tertentu.

Cara mengaktifkan fitur klaim pemasok:​

Sebelum dapat digunakan, fitur Klaim Pemasok perlu diaktifkan terlebih dahulu melalui menu pengaturan.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka menu preferensi pengaturan​

  • Sebelum melakukan penginputan Klaim Pemasok, aktifkan terlebih dahulu fiturnya dengan cara klik menu Pengaturan, lalu pilih Preferensi.

1

2. Aktifkan fitur pada tab pembelian​

  • Klik sub menu Fitur, kemudian pilih tab Pembelian dan centang fitur Klaim Pemasok. Jika sudah, klik Simpan.

2

3. Akses fitur pada menu pembelian​

  • Setelah diaktifkan, buka kembali tab Pembelian dan fitur Klaim Pemasok sudah tersedia untuk digunakan.

3