Cara Mengatur Pembatasan Akses dan Transaksi di Accurate Online

Product Specialist

Menjaga data keuangan tetap rapi dan aman merupakan salah satu hal penting dalam pengelolaan bisnis. Jika semua pengguna bebas membuat, mengubah, atau menghapus transaksi tanpa aturan yang jelas, risiko kesalahan pencatatan hingga perubahan data yang tidak diinginkan akan semakin besar.

Karena itu, Accurate Online menyediakan fitur Pembatasan pada menu Preferensi. Melalui fitur ini, Kamu dapat mengatur berbagai aturan yang membantu menjaga konsistensi pencatatan transaksi sesuai dengan prosedur perusahaan. Misalnya, membatasi hak akses pengguna, menentukan periode transaksi yang boleh digunakan, hingga mengatur berbagai pembatasan lainnya agar data tetap valid dan mudah diaudit.

Dengan pengaturan yang tepat, setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur sesuai tugasnya. Selain itu, transaksi yang sudah selesai diproses juga dapat lebih terkontrol sehingga mengurangi risiko kesalahan maupun perubahan data yang tidak semestinya.

Cara mengatur pembatasan akses dan transaksi:

1. Buka menu Preferensi

• Login ke database Accurate Online.
• Pilih data usaha yang akan diatur.
• Klik menu Pengaturan.
• Pilih submenu Preferensi.

2. Masuk ke tab Pembatasan

• Pada halaman Preferensi, pilih tab Pembatasan.
• Di halaman ini, Kamu dapat mengatur seluruh aturan pembatasan yang berlaku pada database perusahaan.

Jenis pembatasan yang disediakan oleh sistem:

Tab Pembatasan terdiri dari tiga kelompok pengaturan utama, yaitu:

• Akses Operator
• Tanggal Transaksi
• Lainnya

Berikut penjelasan masing-masing pengaturannya.

1. Akses Operator

Gunakan pengaturan ini untuk membatasi hak akses pengguna sesuai dengan tanggung jawabnya.

Sebagai contoh:

• Operator hanya dapat mengakses modul Penjualan dan Pembelian.
• Operator tidak dapat membuka Laporan Keuangan maupun menu Pengaturan.

Pengaturan ini membantu menjaga keamanan data perusahaan karena setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur yang memang menjadi tanggung jawabnya.

Untuk mengaturnya, pilih pengguna yang diinginkan, kemudian tentukan modul atau menu yang boleh maupun tidak boleh diakses.

2. Tanggal transaksi

Gunakan pengaturan ini untuk menentukan rentang tanggal transaksi yang diperbolehkan.

Fitur ini bermanfaat jika:

• Perusahaan sudah melakukan tutup buku pada periode tertentu.
• Ada aturan batas waktu pencatatan transaksi.
• Ingin mencegah transaksi dengan tanggal mundur (backdate).

Pada bagian ini, Kamu dapat mengatur:

• Batas awal tanggal transaksi.
• Batas akhir tanggal transaksi.
• Pengguna yang tetap diperbolehkan melakukan transaksi di luar periode, misalnya Administrator.

Dengan pembatasan ini, transaksi yang sudah melewati periode pelaporan dapat tetap terjaga sehingga laporan keuangan menjadi lebih konsisten.

3. Pembatasan Lainnya

Selain hak akses dan tanggal transaksi, Accurate Online juga menyediakan beberapa pengaturan tambahan untuk memperketat proses pencatatan transaksi.

• Pembatasan umum

Pengaturan ini digunakan untuk memastikan data penting selalu diisi sebelum transaksi disimpan.

Beberapa aturan yang dapat diterapkan, antara lain:

1. Melarang penyimpanan transaksi dengan nominal kosong.
2. Mewajibkan pengisian nomor referensi.
3. Mewajibkan pengisian nomor PO pada faktur pembelian.

Jika salah satu syarat belum dipenuhi, Accurate Online akan menampilkan peringatan sehingga transaksi tidak dapat disimpan.

• Pembatasan serial atau produksi barang

Aktifkan pengaturan ini apabila perusahaan menggunakan barang yang memiliki nomor serial atau nomor produksi, seperti elektronik, alat kesehatan, maupun produk makanan.

Dengan pembatasan ini:

1. Pengguna wajib mengisi nomor serial atau nomor produksi saat transaksi.
2. Sistem akan menolak penyimpanan transaksi jika nomor serial belum diisi.

Pengaturan ini membantu proses pelacakan barang menjadi lebih akurat.

• Pembatasan retur penjualan dan pembelian

Gunakan pengaturan ini untuk mengontrol proses retur agar tidak dilakukan sembarangan.

Sebagai contoh:

1. Retur hanya dapat dilakukan jika terdapat faktur asli.
2. Retur tidak dapat dilakukan setelah melewati periode tertentu.
3. Retur hanya dapat diproses oleh pengguna tertentu.

Pengaturan ini membantu mengurangi risiko manipulasi data maupun retur yang tidak sesuai prosedur.

• Aktivitas proses akhir bulan

Pengaturan ini digunakan untuk membatasi aktivitas setelah proses akhir bulan dijalankan.

Sebagai contoh:

1. Transaksi pada bulan sebelumnya tidak dapat diedit setelah proses akhir bulan selesai.
2. Hanya pengguna tertentu yang dapat mengakses transaksi periode sebelumnya.

Dengan demikian, laporan keuangan yang sudah selesai diproses tetap terjaga konsistensinya.

• Pembatasan uang muka penjualan dan pembelian

Gunakan pengaturan ini agar transaksi uang muka mengikuti prosedur perusahaan.

Beberapa aturan yang dapat diterapkan, antara lain:

1. Uang muka hanya dapat diproses jika sudah memiliki invoice.
2. Pembayaran uang muka tidak dapat disimpan tanpa nomor PO.

Pengaturan ini membantu memastikan seluruh transaksi uang muka terdokumentasi dengan baik.

Setelah kamu atur semua pembatasan ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan kamu, jangan lupa klik tombol Simpan di pojok kanan atas halaman. Dengan pengaturan ini, sistem Accurate Online kamu akan jauh lebih aman, tertib, dan efisien buat dipakai tim harian kamu.