Cara Mencatat Kelebihan Bayar (Overpay) Pada Pembayaran Pembelian
Dalam proses pembayaran utang pembelian, terkadang terjadi kondisi kelebihan bayar (overpay), misalnya karena kesalahan nominal transfer, pembulatan, atau adanya kesepakatan tertentu dengan pemasok. Kelebihan pembayaran ini perlu dicatat dengan benar agar saldo utang, kas/bank, dan laporan keuangan tetap akurat.
Accurate Online sudah menyediakan mekanisme pencatatan kelebihan bayar pembelian melalui fitur Pembayaran Pembelian dengan memanfaatkan Informasi Diskon sebagai akun penampung sementara.
Dengan cara ini, kelebihan bayar tidak akan mengganggu pencatatan persediaan maupun nilai faktur pembelian yang sudah tercatat sebelumnya.
Artikel ini akan membahas cara mencatat kelebihan bayar (overpay) pada pembayaran pembelian di Accurate Online secara tepat dan sistematis.
Cara mencatat kelebihan bayar (overpay) pembayaran pembelian:
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Kamu lakukan untuk mencatat kelebihan bayar atas pembayaran pembelian ke pemasok:
1. Masuk ke Menu Pembayaran Pembelian
- Masuk ke menu Pembelian lalu pilih Pembayaran Pembelian.
2. Memilih Faktur Pembelian
- Silakan tentukan Nama Pemasok, Kas/Bank, serta informasi lain sesuai kebutuhan transaksi.
- Klik tombol Ambil dan pilih Faktur Pembelian yang akan dilunasi pembayarannya.
- Klik pada faktur pembelian tersebut hingga tampil detail transaksi.
3. Menginput nilai kelebihan bayar
- Pada detail faktur, pilih tab Informasi Diskon.
- Pada kolom Akun Diskon, pilih akun penampung kelebihan bayar (overpay).
- Pada kolom Nilai Diskon, isikan nilai kelebihan bayar dengan angka minus (-).
- Setelah selesai, klik Lanjut.
4. Menghitung dan menyimpan transaksi
- Klik tombol Hitung Nilai Pembayaran 🔄untuk menghitung ulang nilai pembayaran dan kelebihan bayarnya.
- Jika sudah sesuai, klik Simpan 💾 untuk menyimpan transaksi Pembayaran Pembelian.
- Sistem akan otomatis membentuk jurnal atas transaksi tersebut sesuai pengaturan akun yang digunakan. Perhatikan gambar di bawah:
Bagaimana jika akun diskon tidak tersedia?
Jika akun yang ingin Kamu gunakan tidak muncul pada pilihan Akun Diskon, lakukan pengaturan sebagai berikut:
- Masuk ke menu Pengaturan lalu pilih Preferensi.
- Klik sub menu Akun Perkiraan.
- Pilih tab Penjualan/Pembelian.
- Pada kolom Akun Diskon, isi dengan akun penampung kelebihan bayar yang diinginkan.
Jika akun tersebut belum tersedia, buat terlebih dahulu akun perkiraan baru dengan mengikuti panduanya di sini.
Jadi, kelebihan bayar (overpay) pada pembayaran pembelian di Accurate Online dapat dicatat dengan memanfaatkan Informasi Diskon pada formulir Pembayaran Pembelian. Dengan pencatatan ini:
- Nilai utang ke pemasok akan tetap tercatat dengan benar
- Kelebihan bayar dapat ditelusuri dengan jelas melalui akun penampung
- Laporan keuangan tetap rapi dan akurat
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Kamu bisa lebih mudah dalam mengelola transaksi overpay pembelian dengan lebih aman dan terkontrol.