Mengenal fitur klaim pelanggan dan cara menerimanya
Dalam dunia bisnis, menjaga kepercayaan pelanggan akan sangat membutuhkan proses penanganan retur, klaim, atau pengembalian barang dalam masa garansi.
Accurate Online sudah memfasilitasi kebutuhan ini dengan adanya fitur Klaim Pelanggan, yang didesain khusus untuk mencatat dan mengelola proses penukaran barang oleh pelanggan secara profesional serta terintegrasi dalam sistem penjualan dan persediaan.
Fitur Klaim Pelanggan ini akan memudahkan Kamu dalam melakukan dua proses utama, yaitu penerimaan barang (saat pelanggan mengajukan klaim dan barang masuk ke gudang) serta pengiriman barang (saat barang pengganti atau hasil perbaikan dikirim balik ke pelanggan).
Dengan workflow ini, seluruh alur klaim pelanggan akan terekam secara detail, mulai dari identitas barang yang diklaim, histori transaksi, sampai pencatatan jurnal otomatis atas perpindahan nilai stok dan akun klaim persediaan.
Hal ini bukan hanya akan meningkatkan layanan aftersales bagi pelanggan, tapi juga memastikan laporan keuangan dan persediaan Kamu tetap tertata rapi serta mudah diaudit.
Berikut penjelasan kolom penting dan langkah-langkah melakukan serta menerima klaim pelanggan di Accurate Online.
A. Penjelasan kolom formulir klaim pelanggan
- Tipe Klaim: Memilih tipe klaim, yaitu “Terima Barang” jika menerima barang klaim, atau “Kirim Barang” jika mengirim barang pengganti.
- Pelanggan: Pilih nama pelanggan pengaju klaim.
- No. Klaim #: Nomor urut transaksi klaim, bisa otomatis/manual.
- Tanggal: Tanggal terjadinya klaim pelanggan.
- Cari/Pilih Barang & Jasa: Pilih produk barang/jasa yang diklaim.
- Info Lainnya: Tambahkan keterangan spesifik terkait transaksi klaim.
B. Cara menerima klaim pelanggan:
1. Aktifkan fitur klaim pelanggan
- Silakan masuk ke menu Pengaturan, pilih Preferensi, klik tab Fitur.
- Centang informasi 'Klaim Pelanggan' pada bagian Penjualan.
2. Atur akun Klaim Persediaan
- Silakan beralih ke tab Akun Perkiraan.
- Masuk ke tab Persediaan dan isi kolom Persediaan Klaim dengan akun persediaan klaim yang Kamu miliki.
Catatan:
- Akun Selisih Nilai Persediaan otomatis diarahkan ke Beban Pokok Penjualan (bisa diubah).
- Buat akun perkiraan tipe persediaan khusus klaim jika belum ada dengan mengikuti tuturialnya di sini
3. Input data Klaim Pelanggan
- Masuk ke menu Penjualan, klik Klaim Pelanggan.
-
Pada formulir klaim, pilih nama pelanggan yang melakukan klaim.
-
Tipe klaim akan otomatis terisi “Terima Barang”.
-
Pilih barang yang akan diklaim pelanggan.
- Masukkan kuantitas barang dan pilih gudang tujuan tempat menampung barang klaim.
- Klik Lanjut dan klik Simpan transaksi klaim.
4. Jurnal otomatis
- Setelah disimpan, Accurate Online akan otomatis menyediakan jurnal untuk alokasi persediaan klaim dan perpindahan barang.
Dengan langkah-langkah ini, proses klaim pelanggan dapat dicatat dengan mudah, detail, dan sesuai alur administrasi garansi yang berlaku di perusahaan Kamu. Tidak akan ada lagi kendala melacak stok klaim, sehingga layanan pelanggan dan keuangan Kamu akan tetap baik.