Cara Mengatasi Error Akun Persediaan Klaim
Dalam melakukan proses pencatatan klaim pelanggan, terutama yang berkaitan dengan barang persediaan, ketepatan pengaturan akun menjadi hal yang sangat penting. Jika akun yang digunakan tidak sesuai, maka sistem akan otomatis menolak transaksi demi menjaga akurasi sistem pencatatan persediaan dan laporan keuangan.
Salah satu kendala yang cukup sering ditemui adalah munculnya pesan error saat menyimpan transaksi Klaim Pelanggan, dengan notifikasi:
“Akun Persediaan Klaim ‘xxx’ tidak dapat sama dengan akun persediaan barang yang diklaim. Perbaiki akun persediaan klaim di Preferensi.”
Error ini biasanya membuat proses klaim terhenti dan membingungkan, terutama jika Kamu merasa pengaturan barang dan akun sudah benar. Padahal, penyebabnya cukup spesifik dan berkaitan langsung dengan penggunaan akun persediaan yang sama antara barang yang diklaim dan akun penampung klaim pelanggan.
Untungnya, error ini bisa diatasi dengan mudah melalui pengecekan akun barang dan pengaturan Preferensi di Accurate Online. Berikut langkah-langkah untuk mengatasinya.
Penyebab error akun persediaan klaim
Error ini muncul karena:
- Akun Persediaan pada barang yang diklaim
- Sama dengan akun yang dipilih sebagai Persediaan Klaim Pelanggan di menu Preferensi
Dalam sistem Accurate Online, akun persediaan klaim harus berbeda dengan akun persediaan barang agar pergerakan stok dan jurnal klaim dapat dicatat secara terpisah dan akurat.
Cara Mengatasi Error Akun Persediaan Klaim di Accurate Online:
1. Cek akun persediaan pada barang yang diklaim
-
Masuk ke menu Persediaan, lalu pilih Barang & Jasa.
-
Cari barang yang akan diklaim oleh pelanggan, kemudian buka detail barang tersebut.
-
Masuk ke tab Akun, lalu perhatikan akun pada kolom Persediaan. Catat atau ingat akun persediaan yang digunakan oleh barang ini.
2. Masuk ke menu Preferensi
- Selanjutnya, buka menu Pengaturan, lalu klik Preferensi.
3. Cek akun Persediaan Klaim Pelanggan
- Pada halaman Preferensi, pilih tab Akun Perkiraan, lalu cari bagian Persediaan.
- Di bagian Klaim Pelanggan, periksa akun pada kolom Persediaan Klaim.
- Pastikan akun ini tidak sama dengan akun persediaan barang yang Kamu cek pada langkah sebelumnya.
4. Ubah akun Persediaan Klaim
Jika akun Persediaan Klaim masih sama dengan akun persediaan barang:
- Ganti dengan akun lain yang memang dikhususkan untuk menampung Persediaan Klaim Pelanggan
- Jika belum tersedia, silakan buat akun baru terlebih dahulu dengan:
- Tipe Akun: Persediaan
- Nama akun disesuaikan, misalnya Persediaan Klaim Pelanggan.
- Silakan buat dengan mengikuti tutorialnya di sini.
Setelah akun dipilih atau dibuat, klik Simpan agar pengaturan berlaku.
5. Proses ulang transaksi Klaim Pelanggan
- Setelah pengaturan akun diperbaiki, silakan kembali ke transaksi Klaim Pelanggan yang sebelumnya gagal disimpan.
- Proses dan simpan kembali transaksi tersebut. Jika akun sudah sesuai, error tidak akan muncul dan transaksi dapat diproses dengan normal.
Jadi, error akun persediaan klaim pada saat input Klaim Pelanggan bukan disebabkan oleh kesalahan transaksi, melainkan karena penggunaan akun persediaan yang sama antara barang dan akun klaim di Preferensi.
Dengan memisahkan akun persediaan barang dan akun persediaan klaim pelanggan, Accurate Online dapat mencatat pergerakan stok dan jurnal klaim secara lebih rapi, akurat, dan sesuai standar akuntansi yang berlaku.