Skip to main content

Aturan Pemilihan Gudang di Accurate Online

Nibras Ratna Fauziah, A.Md.A.K, CAP
Nibras Ratna Fauziah, A.Md.A.K, CAP
Product Enablement Consultant

Dalam mengelola persediaan, pemilihan gudang yang tepat sangat berpengaruh terhadap akurasi stok dan laporan persediaan. Di Accurate Online, pemilihan gudang pada transaksi tidak selalu dilakukan secara manual, karena sistem sudah memiliki aturan otomatis untuk menentukan gudang yang digunakan.

Dengan memahami aturan ini, Kamu bisa:

  • Menghindari kesalahan pemilihan gudang saat transaksi
  • Memastikan stok tercatat di lokasi yang benar
  • Memahami alasan gudang tertentu otomatis terpilih oleh sistem

Secara umum, aturan pemilihan gudang oleh sistem Accurate Online terbagi menjadi dua kondisi utama, yaitu:

  1. Barang baru yang belum memiliki transaksi (selain saldo awal)
  2. Barang yang sudah memiliki histori transaksi

Berikut penjelasan lengkap beserta contoh kasus dari masing-masing kondisi tersebut.

A. Barang baru (belum ada transaksi, hanya saldo awal)​

Kondisi ini berlaku untuk barang yang baru dibuat dan belum pernah digunakan dalam transaksi, kecuali transaksi Saldo Awal Barang.

Aturan umum pemilihan gudang​

Jika barang baru digunakan pada transaksi seperti Pembelian atau Penjualan, maka sistem Accurate Online akan memilih gudang berdasarkan:

  • Urutan abjad (A–Z) nama gudang
  • Khusus transaksi penjualan, sistem juga mempertimbangkan ketersediaan stok

1️. Menentukan urutan gudang berdasarkan abjad​

Sebagai contoh, perusahaan memiliki 3 gudang berikut:

  • Bandung
  • Surabaya
  • Utama

Untuk melihat urutan abjad gudang, Kamu bisa:

  • Masuk ke menu Persediaan
  • Klik fitur Gudang
  • Klik Daftar Gudang

Sistem akan menampilkan gudang berdasarkan urutan A–Z, yaitu: Bandung → Surabaya → Utama

Aturan pemilihan gudang

2️. Contoh kasus penggunaan barang baru​

Perusahaan membuat dua barang baru, yaitu:

  • Flanel Hitam
  • Flanel Biru

Kondisi stok awal:

  • Flanel Hitam, memiliki saldo awal 160 pcs
  • Flanel Biru → tidak memiliki saldo awal

Saldo awal diinput melalui menu Barang & Jasa → Tab Saldo.

Aturan pemilihan gudang

3️. Gudang yang dipilih sistem pada transaksi​

Saat Kamu membuat Faktur Pembelian atau Faktur Penjualan untuk kedua barang tersebut, maka:

  • Gudang yang otomatis dipilih oleh sistem adalah Gudang Bandung
  • Hal ini karena Bandung berada di urutan abjad pertama

Aturan pemilihan gudang

Aturan pemilihan gudang

Catatan: **Saldo awal yang dimaksud adalah saldo awal barang yang diinput langsung pada Tab Saldo di data barang, bukan dari transaksi pembelian.

4️. Pengecualian berdasarkan ketersediaan stok​

  • Jika saldo awal barang hanya tersedia di beberapa gudang, maka pada transaksi penjualan sistem akan memilih gudang yang memiliki stok. Contoh:
    • Saldo awal Flanel Hitam hanya ada di Gudang Surabaya dan Gudang Utama
    • Saat membuat Faktur Penjualan, sistem akan otomatis memilih Gudang Surabaya (urutan abjad terdekat yang memiliki stok)

Berlaku untuk transaksi berikut:

  • Penerimaan Barang
  • Faktur Penjualan
  • Pengiriman Pesanan

B. Barang yang telah memiliki transaksi​

Kondisi ini berlaku untuk barang yang sudah pernah digunakan dalam transaksi, baik itu pembelian, penjualan, maupun pengiriman.

Aturan umum pemilihan gudang​

Untuk barang yang sudah memiliki histori transaksi, sistem Accurate Online akan:

  • Memilih gudang terakhir yang digunakan pada jenis transaksi yang sama

1️. Contoh kasus histori gudang​

Barang Flanel Hitam sudah memiliki beberapa transaksi sebelumnya. Berdasarkan histori:

  • Transaksi Penerimaan Barang terakhir dicatat ke Gudang Bandung

Saat Kamu membuat Penerimaan Barang berikutnya untuk Flanel Hitam:

  • Sistem akan otomatis memilih Gudang Bandung

Aturan pemilihan gudang

2️. Cara mengecek gudang terakhir yang digunakan​

Untuk mengetahui gudang terakhir suatu barang, lakukan langkah berikut:

  • Masuk ke menu Persediaan
  • Klik Barang & Jasa
  • Pilih nama barang yang dimaksud
  • Klik 2x pada barang tersebut
  • Masuk ke tab Mutasi
  • Atur filter tanggal hingga hari ini

Pada contoh Flanel Hitam, terlihat bahwa transaksi Penerimaan Barang terakhir menggunakan Gudang Bandung.

Aturan pemilihan gudang

3️. Ketentuan tambahan pada transaksi penjualan​

Aturan histori gudang ini juga berlaku pada Faktur Penjualan, dengan catatan:

  • Semua gudang memiliki stok atas barang tersebut

Namun, jika:

  • Salah satu gudang tidak memiliki stok, maka

  • Sistem akan mengalihkan pemilihan gudang ke gudang lain yang memiliki stok