Cara Membuka Fitur Pembatasan di Menu Preferensi Accurate Online

Kalau kamu pengelola data di Accurate Online dan ingin sistemnya lebih rapih serta sesuai prosedur operasional di perusahaan kamu, fitur Pembatasan di dalam menu Preferensi wajib banget kamu aktifkan. Fitur ini bisa bantu kamu batasi akses dan aturan tertentu dalam pencatatan transaksi, jadi nggak semua user bisa asal input atau ubah data yang penting-penting banget.

Dengan mengaktifkan fitur ini, kamu bisa kasih aturan—misalnya, transaksi nggak bisa diedit setelah dicetak, atau nggak boleh simpan transaksi dengan nilai kosong. Ini cocok banget buat kamu yang pengin data tetap valid, akurat, dan sesuai alur audit internal.

Langsung aja kita bahas gimana caranya buka dan atur bagian Pembatasan di Accurate Online, supaya sistem kamu makin aman dan terkontrol!

Cara mengakses fitur pembatasan

1. Masuk ke menu preferensi

• Login dulu ke Accurate Online kamu
• Pilih data usaha yang ingin kamu atur
• Klik Pengaturan lalu lanjut ke submenu Preferensi

2. Pilih tab “pembatasan”

Setelah masuk ke halaman Preferensi, kamu akan lihat beberapa tab di bagian atas. Nah, klik tab Pembatasan buat mulai mengatur pembatasan-pembatasan sistem sesuai kebutuhan perusahaan kamu.

Pengaturan yang ada di tab pembatasan

Di dalam tab Pembatasan ini, kamu akan menemukan tiga jenis pembatasan utama, yaitu:

• Akses Operator
• Tanggal Transaksi
• Lainnya

Masing-masing punya fungsi dan pengaruh yang beda. Yuk kita bahas satu per satu!

1. Akses operator

Kalau kamu punya tim yang terdiri dari admin dan operator, kamu bisa batasi hak akses si operator agar tidak bisa akses data sensitif atau fitur-fitur tertentu.

Contohnya:

• Operator hanya bisa lihat modul Penjualan dan Pembelian
• Operator tidak bisa akses Laporan Keuangan atau fitur Pengaturan

Fitur ini sangat penting kalau kamu mau jaga data keuangan tetap aman dari perubahan yang nggak sah, dan pastikan semua akses sesuai dengan tugas masing-masing.

Cara setting-nya bisa kamu atur per pengguna dengan membatasi modul mana yang boleh diakses oleh akun operator.

2. Tanggal transaksi

Di bagian ini, kamu bisa atur supaya transaksi cuma bisa dimasukkan di periode tertentu aja. Hal ini sangat berguna buat kamu yang:

• Sudah tutup buku untuk bulan tertentu
• Punya aturan internal soal batas waktu input transaksi
• Mau hindari backdate (input mundur tanggal)

Dengan mengaktifkan pembatasan berdasarkan tanggal, kamu bisa mencegah user untuk input atau edit transaksi dengan tanggal yang nggak valid atau sudah lewat periode.

Kamu bisa menentukan:

• Batas awal dan akhir tanggal transaksi
• Siapa saja yang tetap bisa input transaksi di luar periode (misalnya hanya administrator)

Ini juga sangat berguna pas akhir bulan atau tahun fiskal, supaya nggak ada transaksi nyelip masuk ke bulan yang udah selesai laporannya.

3. Pembatasan Lainnya

Pembatasan lainnya berisi Pengaturan untuk membatasi berbagai hal yang terdapat pada pembatasan umum, nomor serial/produksi barang, transaksi retur penjualan dan pembelian, aktivitas proses akhir bulan serta pembatasan uang muka penjualan/pembelian.

1. Pembatasan umum

Berisi aturan-aturan seperti:

• tidak bisa menyimpan transaksi dengan nominal kosong
• Wajib isi nomor referensi
• Harus isi nomor PO di faktur pembelian

Kalau kamu aktifin ini, sistem akan otomatis kasih peringatan kalau ada transaksi yang coba disimpan tanpa isi informasi penting tadi.

2. Pembatasan Serial/Produksi Barang

Kalau bisnis kamu pakai barang dengan nomor serial atau nomor produksi (misalnya elektronik, alat kesehatan, makanan, dsb), kamu bisa aktifkan pembatasan ini.

Dengan begitu, sistem akan:

• Wajibin user isi nomor serial/produksi saat transaksi
• Tolak penyimpanan kalau serial number nggak dimasukin

Ini sangat krusial untuk keperluan pelacakan barang dan kualitas produk.

3. Pembatasan Retur Penjualan & Pembelian

Kamu juga bisa atur supaya retur hanya bisa dilakukan oleh user tertentu, atau hanya untuk barang tertentu.

Misalnya:

• Barang hanya bisa diretur kalau ada faktur asli
• Nggak bisa retur setelah lewat periode tertentu

Pengaturan ini bisa bantu cegah manipulasi data atau retur fiktif yang bisa ganggu laporan keuangan.

4. Aktivitas proses akhir bulan

Accurate Online punya fitur buat tutup buku secara otomatis. Nah, kamu bisa batasi aktivitas yang dilakukan pas atau setelah proses akhir bulan.

Contohnya:

• Tidak bisa edit transaksi bulan lalu setelah proses akhir bulan dijalankan
• Hanya user tertentu yang bisa akses transaksi bulan sebelumnya

Dengan pembatasan ini, laporan keuangan kamu jadi lebih konsisten dan minim revisi yang nggak perlu.

5. Pembatasan uang muka penjualan/pembelian

Kalau kamu pengin uang muka (DP) diatur lebih ketat, kamu bisa aktifkan pembatasan ini.

Contohnya:

• Wajib input invoice untuk bisa proses uang muka
• Nggak bisa simpan pembayaran uang muka tanpa PO

Dengan begitu, semua transaksi uang muka bisa terlacak dan sesuai prosedur.

Setelah kamu atur semua pembatasan ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan kamu, jangan lupa klik tombol Simpan di pojok kanan atas halaman. Dengan pengaturan ini, sistem Accurate Online kamu akan jauh lebih aman, tertib, dan efisien buat dipakai tim harian kamu.