Mengenal Fitur Tukar Faktur dan Cara Membuatnya di Accurate Online
Dalam proses penagihan piutang kepada pelanggan, perusahaan sering kali perlu menyerahkan Faktur Penjualan asli sebagai dokumen resmi penagihannya. Namun di sisi lain, perusahaan tetap membutuhkan bukti administrasi yang sah sebagai pengganti faktur tersebut selama pelanggan belum menyelesaikan pembayarannya.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Accurate Online sudah menyediakan fitur Tukar Faktur. Fitur ini berfungsi sebagai tanda terima resmi atas penyerahan faktur penjualan kepada pelanggan, sekaligus menjadi dokumen pengganti yang sah bagi perusahaan sampai proses pembayaran selesai.
Dengan menggunakan fitur Tukar Faktur, proses penagihan piutang akan menjadi lebih tertib, terdokumentasi, dan mudah ditelusuri. Setiap penyerahan faktur ke pelanggan akan tercatat jelas, sehingga mampu meminimalisir risiko kehilangan dokumen atau kesalahan administrasi.
Berikut penjelasan mengenai fitur Tukar Faktur serta cara membuat dan memprosesnya di Accurate Online.
Mengenal fitur Tukar Faktur
Dalam pembuatan Tukar Faktur, Kamu perlu terlebih dahulu memiliki Faktur Penjualan yang akan ditukarkan. Berikut keterangan beberapa kolom penting pada formulir Tukar Faktur di Accurate Online.
- Mata Uang: Digunakan untuk memilih mata uang Tukar Faktur. Pilihan mata uang akan mengikuti mata uang yang digunakan pada data usaha Accurate Online Kamu.
- Tanggal Tukar: Diisi dengan tanggal saat Faktur Penjualan ditukarkan kepada pelanggan.
- Jatuh Tempo: Diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan kesepakatan dengan pelanggan.
- Nomor #: Merupakan nomor transaksi Tukar Faktur. Nomor ini bisa diisi secara manual atau terisi otomatis sesuai pengaturan penomoran di sistem.
- Tanggal Dokumen: Otomatis akan terisi dengan tanggal sistem (komputer) saat formulir Tukar Faktur dibuat.
- Faktur Penjualan: Digunakan untuk memilih Faktur Penjualan yang akan dibuatkan Tukar Faktur. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama pelanggan, nama penjual, atau kriteria lainnya.
- Info Lainnya ℹ️ : Digunakan untuk mengisi keterangan tambahan terkait transaksi Tukar Faktur tersebut.
Cara membuat tukar faktur:
Berikut langkah-langkah mencatat transaksi Tukar Faktur Penjualan di Accurate Online:
1. Pastikan Faktur Penjualan sudah dibuat
- Sebelum membuat Tukar Faktur, pastikan Kamu sudah membuat Faktur Penjualan yang akan ditagihkan dan ditukarkan kepada pelanggan.
2. Masuk ke menu Tukar Faktur
- Klik menu Penjualan, lalu pilih fitur Tukar Faktur.
3. Ambil faktur penjualan
- Silakan lengkapi kolom Mata Uang dan Tanggal Tukar.
- Lanjutkan dengan klik tombol Ambil, lalu pilih Faktur Penjualan yang ingin dibuatkan Tukar Faktur.
- Setelah memilih faktur yang sesuai, klik Lanjut.
4. Simpan Tukar Faktur
- Periksa kembali seluruh detail Tukar Faktur yang ditampilkan, seperti tanggal, jatuh tempo, dan nilai transaksi.
- Jika sudah sesuai, klik Simpan 💾.
5. Cetak dokumen Tukar Faktur
- Setelah disimpan, dokumen Tukar Faktur dapat dicetak dan digunakan sebagai bukti sah penagihan kepada pelanggan selama proses pembayaran berlangsung.
Cara menerima pembayaran dari Tukar Faktur
Setelah Tukar Faktur dibuat dan pelanggan melakukan pembayaran, Kamu bisa mencatat penerimaan penjualannya dengan langkah berikut:
1. Masuk ke menu Penerimaan Penjualan
- Klik menu Penjualan, lalu pilih fitur Penerimaan Penjualan.
2. Lengkapi informasi penerimaan
- Isi kolom Terima Dari dengan nama pelanggan.
- Pilih Bank yang akan digunakan untuk menampung pembayaran tersebut.
- Klik tombol Ambil, lalu pilih opsi Tukar Faktur.
- Pada kolom Cari/Pilih Penukaran Faktur, cari Tukar Faktur yang telah Kamu buat sebelumnya.
- Periksa kembali detail Tukar Faktur dan nilai pembayarannya, dan klik Lanjut,
- Jika sudah, klik tombol Hitung Nilai Pembayaran 🔄.
- Akhiri dengan klik Simpan 💾 untuk menyelesaikan proses penerimaan penjualan.
Jadi, fitur Tukar Faktur di Accurate Online siap membantu Kamu dalam mencatat proses penagihan piutang secara lebih tertib dan profesional. Dengan adanya dokumen pengganti faktur penjualan asli, perusahaan akan tetap memiliki bukti sah selama pelanggan melakukan proses pembayaran.
Seluruh alur mulai dari pembuatan Tukar Faktur hingga penerimaan penjualan dapat tercatat rapi di sistem, sehingga akan mempermudah proses pengelolaan piutang dan meminimalisir risiko kesalahan administrasi.